CONSEIL TECHNIQUE : Dois-je facturer des frais d’annulation ?

Nous sommes tous passés par là, vous débutez tout juste votre parcours dans la technologie des ongles et vous êtes ravi (et un peu effrayé !) chaque fois qu'un nouveau client vous contacte pour prendre son premier rendez-vous avec vous. Vous vous mettez en quatre pour satisfaire tout le monde, car vous n'arrivez pas à croire que vous avez la chance de pouvoir faire un travail que vous ADOREZ réellement !

Puis vient la première annulation. Habituellement la nuit ou quelques heures avant le rendez-vous fixé, vous vous retrouvez maintenant avec un trou béant dans votre journée et sans poche en plus. Ce n'est pas un sentiment formidable, mais ces choses arrivent, on ne peut pas y remédier, n'est-ce pas ? Oui, vous avez raison, ces choses arrivent, mais c'est maintenant votre gagne-pain et cela vous coûte de l'argent d'ouvrir vos portes chaque jour et si vous laissez passer chaque non-présentation ou annulation de dernière minute, vous pourriez être considérablement impacté financièrement, d'autant plus que votre entreprise se développe.

Facturer des frais d'annulation en tant que technicien d'ongles est une pratique courante dans l'industrie de la beauté et peut aider à protéger votre entreprise et à compenser la perte de revenus due à ces annulations de dernière minute « irréversibles ». Si vous hésitez à introduire des frais d'annulation, voici quelques facteurs qui vous aideront à en mettre en place et à le communiquer à vos clients :

1. Normes de l'industrie : recherchez les pratiques standard dans votre région et parmi d'autres techniciens d'ongles. Découvrez s’il est courant que les professionnels facturent des frais d’annulation et quel est le montant habituel. Cela vous aidera à déterminer si cela correspond à votre modèle commercial.
2. Clarté de la politique : communiquez clairement dès le départ votre politique d’annulation aux clients, qu’elle comprenne ou non des frais d’annulation. Assurez-vous que les clients sont conscients des conséquences de l’annulation ou du report de rendez-vous à court terme. Cette transparence peut aider à gérer les attentes et à réduire le risque de malentendus.
3. Temps et ressources : réfléchissez au temps et aux ressources que vous consacrez à chaque rendez-vous. Si vous réservez un créneau horaire spécifique à un client et qu'il annule à la dernière minute, vous risquez de perdre l'opportunité d'occuper ce créneau avec un autre client payant. Facturer des frais d’annulation peut aider à compenser cette perte.
4. Fréquence des annulations : évaluez la fréquence des annulations ou des non-présentations que vous rencontrez dans votre entreprise. Si vous êtes fréquemment confronté à des annulations de dernière minute, la mise en place de frais d’annulation peut avoir un effet dissuasif et encourager les clients à honorer leurs rendez-vous.
5. Flexibilité et relations clients : Tenez compte de la flexibilité et de la compréhension que vous souhaitez offrir à vos clients. Certaines situations, comme de véritables urgences familiales, peuvent justifier la suppression des frais d'annulation.

En fin de compte, c'est à vous de décider si vous imposez ou non des frais d'annulation et vous pouvez décider d'utiliser votre propre discrétion, client par client. D'après notre expérience, nous avons constaté la communication ouverte d'une politique d'annulation qui est réitérée à chaque fois au moment de la réservation, offre une compréhension claire entre le technicien et le client et évite toute interaction gênante car vous savez tous les deux où vous en êtes sur le sujet.

Facturez-vous des frais d'annulation et cela a-t-il eu un effet positif sur votre entreprise ? Nous serions ravis d’entendre vos expériences dans les commentaires ci-dessous !